Prise de notes, comptes rendus et procès-verbaux (2 journées)
Clientèle-cible
Personnel professionnel, personnel technique et personnel de soutien administratif
Objectifs
- Effectuer une prise de notes efficace.
- Rédiger des documents clairs, concis et fidèles aux propos des intervenants.
Contenu
1re étape : préparation de la réunion
- Types de réunion ou de séance : définition et distinction
- Avis de convocation et ordre du jour (présentation de modèles, contenu)
- Procédure des assemblées délibérantes : généralités
2e étape : prise de notes
- Principales difficultés reliées à la prise de notes
- Matériel utile à la prise de notes
- Travail préparatoire à la prise de notes
- Techniques de prise de notes
- Écoute sélective
- Esprit de synthèse
- Identification de l’idée principale, des idées secondaires
- Sélection, regroupement et hiérarchisation des idées
- Mise en pratique : résumés à partir de textes écrits et de documents audiovisuels
- Identification des points forts et des points à améliorer chez les participants et participantes (observation individuelle)
3e étape : préliminaires à la rédaction
- Distinction entre le procès-verbal et le compte rendu
- Contenu : éléments essentiels
- Organisation des éléments : regroupement (thématique ou chronologique)
- Présentation de différents modèles (typographie et mise en pages)
4e étape : rédaction
- Terminologie propre aux comptes rendus et aux procès-verbaux
- Distinction entre le discours parlé et le discours écrit
- Style à adopter
- Formulation d’interventions
- Emploi de la voix active
- Utilisation d’expressions précises et variées
- Marqueurs de relation
- Concision
- Structure des phrases : clarté, lisibilité, équilibre
- Utilisation d’un langage varié et vivant
- Élimination des erreurs les plus courantes
Diagnostic : analyse de documents authentiques (facultatif)
Chaque participant ou participante est invité à transmettre à la personne-ressource un exemple d’un document qu’il ou elle produit. Avant la formation, celle-ci analysera ce document et lui fera part, de façon individuelle, au cours de la journée :
- des erreurs repérées;
- de ses points forts;
- de recommandations, s’il y a lieu.
